皆さん、こんにちは。Buddieateスタッフの石堂です。今回は「なぜAmazonの会議ではパワポ資料が禁止されているのか？」についてお話します。

皆さんは普段の会議で用いる資料をどのように作成していますか？私がサークルでの会議で用いる資料を作成する際は、パワポに箇条書きで要点を書き込んでいます。このようなタイプの会議資料は聞く側にとっても情報が整理されていてわかりやすいので、多くの団体・企業の会議に登場するのではないでしょうか。しかし、このタイプの会議資料はAmazonではほとんど見ることがありません

2006年、当時のAmazonのCEOであったジェフ・ベゾスは会議に出す資料はWord形式に限定し、パワポ資料は禁止というルールを定めました。さらには、会議資料のほとんどは1ページに収めるという決まりがあり、複数ページが認められるのは大型の案件やプロジェクトに限られるそうです。資料には箇条書き形式を廃し、文章で表現することが求められています。
なぜ会議時のパワポ資料禁止や箇条書き形式廃止というルールを作ったのか？その理由は読み手によって行間の解釈にぶれが生じるからです。会議に参加した人になら口頭で行間の意味を説明することができますが、会議に参加していない人が後で会議資料だけ読んだときに行間の意味を資料作成者と同じように解釈してくれるとは限りません。文章原なら行間を読む必要がなくなり、全員が共通した認識を持つことができます。

他にも、パワポによる視覚的効果によって平凡なアイデアが立派に見えることや、聞き手を分かった気にさせるだけで記憶に残りにくいといった問題もあります。
さらにパワポを禁止することで会議の効率を上げています。私もそうなのですが、パワポでの資料は短時間で作成できるので、会議直前になって思いついたことを列挙し、会議時に適当に飛ばしながら口頭で説明できます。一方、文章で会議資料を作ろうとすると、読んだときにつじつまが合うように最初から整合性をとらなくてはいけません。そのためには、時間をかけて文章を推敲する必要が出てくるので、結果的に会議資料の質が向上します。

Amazonの会議では最初の５分間は配布された資料を黙読する時間にあてているそうです。これにより、議題の全体像を把握し、自分がすべき質問をあらかじめ整理した状態で会議を始めることができます。これは、会議で起こりがちな発表者が説明中に、後で説明しようとしていた内容について質問が来てしまうということを防ぐことができます。

決してパワポが悪ということではなく、文章による会議資料は認識の違いをなくし、発表者も資料作成時に自身の考えを明確にすることができるため会議の効率が上がるということです。